Mentions légales

1. Les parties - Astrea SRL est une société à responsabilité limitée ayant son siège à Anvers et portant le numéro d'entreprise 0885.184.584 RPM Anvers, division Anvers (ci-après Astrea). Toute personne physique ou morale qui recoure aux services d'Astrea est ci-après dénommée le Client.

2. La mission - L'accord entre Astrea et le Client est établi par une mission du Client, par laquelle les présentes conditions générales (les Conditions) sont réputées acceptées. Les Conditions s'appliquent à la fois à la mission initiale et à toute mission ultérieure, modification ou extension de la mission. Les services fournis par Astrea ne sont soumis à aucune autres Conditions que celles-ci. La nullité ou l’inopposabilité éventuelle d'une ou plusieurs dispositions des présentes Conditions n'affecte pas la validité des autres dispositions des présentes Conditions. Si nécessaire, Astrea et le Client concluront des arrangements de remplacement qui se rapprochent le plus possible de l'esprit de la (des) disposition(s) nulle(s) ou inapplicable(s). En cas de contradiction entre les différentes versions linguistiques des Conditions, le texte en néerlandais (disponible sur notre site web) prévaudra, étant le seul authentique.

3. Les avocats - Les associés, avocats et/ou collaborateurs, qu’ils soient des personnes physiques ou morales, qui sont liés d'une manière ou d'une autre à Astrea et qui participent à la prestation de services par ou au nom d'Astrea (les Avocats) exécutent leurs services et prestations au nom et pour le compte d'Astrea. Astrea est la seule partie contractante du Client. Toutes les missions sont acceptées et exécutées et tous les services sont fournis exclusivement par Astrea, quel que soit l'avocat d'Astrea qui a été chargé de le faire. La responsabilité des Avocats ne peut en aucun cas être engagée. Astrea peut attribuer en interne les dossiers du Client ou certaines parties de ceux-ci en fonction, entre autres, de la nature du dossier et des qualifications et du niveau d'expérience des Avocats, sauf opposition expresse du Client.

4. Règles déontologiques et modes alternatifs de résolution de conflits - Astrea et ses Avocats respectent les règles déontologiques de l'Ordre des Barreaux où ils sont inscrits, notamment le règlement de l’Orde van Vlaamse Balies et le règlement de l'Ordre des Barreaux Francophones et Germanophones de Belgique, et en particulier les principes d'indépendance, de partialité et de confidentialité. Le Client a été informé par Astrea de l'existence de modes alternatifs de résolution de conflits, et plus particulièrement de la possibilité de recourir à la médiation, à la conciliation et à toute autre forme de résolution amiable des litiges.

5. Honoraires - Astrea est aussi transparente que possible en ce qui concerne ses honoraires et coûts facturés. Les honoraires couvrent les services de l'Avocat tels que, mais sans s'y limiter, la fourniture de conseils, la préparation et le traitement de la procédure, la représentation du Client devant les instances judiciaires, le temps nécessaire pour les déplacements, la préparation et la rédaction de la correspondance (courriers et courriels), d’actes et documents de procédure, les recherches, l'organisation de réunions et les consultations téléphoniques. Le savoir-faire accumulé par Astrea et dont se sert le Client sera également facturé sous forme d'honoraires. Sauf accord écrit contraire, toutes les prestations sont rémunérées par des taux horaires communiqués au Client, déterminés en fonction de l'expérience et de la connaissance des Avocats. Sauf accord écrit contraire, les taux horaires peuvent être modifiés par Astrea pendant la durée du contrat. Le Client déclare avoir pris connaissance de la loi du 21 avril 2007 relative à la répétibilité des honoraires et des frais d'avocat, ainsi que du fait que les honoraires d'avocat ne sont récupérables auprès de la ou les parties défaillantes qu'à concurrence de l’indemnité de procédure accordée en vertu de cette loi. Astrea peut affecter l’indemnité de procédure (reçu de la partie adversaire) pour couvrir ses honoraires et frais.

6. Etat d'honoraires - Des états d'honoraires sont régulièrement établis sous forme de facture après l’accomplissement de prestations, décrivant les prestations et les frais répercutés pour le montant total facturé, le cas échéant majoré de 21 % de TVA. Astrea a le droit, à tout moment et sans encourir aucune responsabilité, (i) de demander des provisions pour des prestations futures et/ou (ii) de suspendre tout ou partie de ses services jusqu'à ce qu'une ou plusieurs de ces provisions ou états d’honoraires aient été payées. Les états de frais et honoraires sont à la charge du Client, également si un tiers payant a été désigné. La facturation est en principe effectuée électroniquement et envoyée par e-mail au Client, ce que le Client accepte.

7. Frais administratifs - Un pourcentage fixe pour les frais administratifs et autres frais de bureau (y compris les frais d'impression et de copie, les frais d'envoi et les frais de bureau divers) pouvant aller jusqu'à 10% peut être facturé sur le montant des honoraires facturés, sans préjudice de la possibilité pour Astrea de facturer séparément au Client les frais externes engagés pour le compte du Client (y compris les frais dus aux autorités publiques, aux registres et bases de données, à la recherche, aux prestataires de services externes, ...).

8. Conditions de paiement et contestation - Tous les états de frais et honoraires sont payables dans les 7 jours suivant l'envoi. En cas de contestation, l’état de frais et honoraires doit faire l'objet d'une protestation motivée par lettre recommandée endéans les 7 jours de son envoi. En tout état de cause, une contestation ne peut en aucun cas donner lieu au non-paiement ou à la retenue, totale ou partielle, de l'état de frais et honoraires en question.

9. Conséquences du non-paiement - En cas de non-paiement (intégral) ou de paiement tardif, le montant restant dû des états de frais et honoraires sera majoré, de plein droit et sans qu'aucune mise en demeure préalable ne soit nécessaire, d'une indemnité forfaitaire de 10% du montant dû.  En outre, des intérêts de retards, conformément à la loi du 2 août 2002 relative à la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales (M.B. 7 août 2002), sont dus de plein droit et sans qu'une mise en demeure préalable ne soit nécessaire sur le montant de l’état de frais et honoraires impayé. En cas de retard de paiement d'un ou plusieurs états de frais et honoraires, tous les états de frais et honoraires deviennent immédiatement exigibles. De plus, Astrea est à tout moment en droit de suspendre tout ou partie de ses services tant que tous les états de frais et honoraires ainsi exigibles restent impayés, sans encourir aucune responsabilité.

10. Si le Client est un consommateur, en cas de non-paiement (total) ou de paiement tardif, un premier rappel gratuit sera envoyé par Astrea. Pour l'application de l'indemnité forfaitaire et des intérêts de retard, les conditions et plafonds fixés aux articles XIX.2 et XIX.4 du CDE s'appliquent. Plus spécifiquement, après l'expiration d'un délai de 14 jours calendaires prenant effet le 3^ième  jour ouvrable après l'envoi d'un premier rappel gratuit par courrier recommandé, ou le 1^ier  jour calendaire après l'envoi de ce rappel par e-mail, une indemnité forfaitaire sera due s'élevant à: a) 20 euros si le solde dû est inférieur ou égal à 150 euros, b) 30 euros, augmentés de 10 % du montant dû, si le solde dû est entre 150,01 et 500 euros, ou c) 65 euros, augmentés de 5 % du montant dû (qui peut toutefois seulement être calculée sur un montant maximum de 2000 euros), si le solde dû est supérieur à 500 euros. En outre, chaque facture impayée à partir de ce moment sera majorée d'un intérêt de retard sur le montant de la facture impayée, au taux d'intérêt conformément à la loi du 2 août 2002 relative à la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales (M.B. 7 août 2002).

11. Services de tiers - Astrea peut, pendant la prestation de services, faire appel à tout tiers qu'elle juge utile (y compris, mais sans s'y limiter, des huissiers de justice, des experts techniques et autres, des comptables, des auditeurs, des notaires, des avocats tiers, etc.) au nom et pour le compte du Client. Astrea n'est pas responsable des services, des actes et/ou des omissions de ces tiers n'opérant pas sous le nom d'Astrea, et Astrea n'est pas non plus responsable de payer ces tiers. Les services fournis par ces tiers sont, sauf accord écrit contraire, facturés directement par le tiers concerné au Client, qui s'engage à payer ces états de frais et honoraires dans les délais et dans leur intégralité. Astrea n'est en outre pas responsable des frais et honoraires d'un avocat qui a rendu des services au Client avant l'intervention d'Astrea, même si Astrea a succédé à cet avocat.

12. Limitation de responsabilité - Astrea ne sera pas responsable des conséquences directes ou indirectes des situations de force majeure, y compris, mais sans s'y limiter, les émeutes, les mouvements populaires, les guerres civiles et autres guerres, les catastrophes naturelles, le terrorisme, les pandémies, les grèves et/ou les lock-out. Sa responsabilité ne sera pas non plus retenue pour tout défaut et/ou dommage à l'équipement ou au logiciel, y compris la transmission de virus, de logiciels malveillants, de logiciels espions ou d'incidents similaires résultant de la communication électronique avec Astrea.

La responsabilité éventuelle d'Astrea est limitée au montant effectivement payé par l'assurance de responsabilité civile de l’Orde van Vlaamse Balies (actuellement limitée à 2.500.000,00 EUR par sinistre) ou de l'Ordre des Barreaux Francophones et Germanophones de Belgique (actuellement limitée à 2.500.000,00 EUR par sinistre) et par l'assurance de responsabilité civile complémentaire d'Astrea (actuellement limitée à 30.000.000 EUR par sinistre, après épuisement des assurances précitées). Les dispositions légales relatives à la responsabilité extracontractuelle ne s'appliquent, dans la mesure où la loi le permet, ni entre les parties, ni entre une partie et un auxiliaire (au premier et au degré suivant) d'une partie.

13. Comptes de tiers - Astrea possède un ou plusieurs comptes de tiers sur lesquels sont versé tous les montants reçus au nom du Client. Astrea transfère ces montants au Client dans les meilleurs délais. Astrea peut retenir de ces montants reçus au nom du Client toute somme destinée à couvrir les provisions, frais ou honoraires dus par le Client, même s'ils ne sont pas encore exigibles. Astrea informera le Client de ces déductions par écrit. Ce qui précède ne porte pas atteinte au droit du Client de contester tous les états de frais et honoraires et de réclamer le paiement de tous les montants retenus.

14. Confidentialité et droits intellectuels - Les avis, mémorandums, notes, (projets) de contrats, documents de procédure et autres travaux intellectuels préparés par Astrea, ou le contenu des conversations qui ont lieu entre Astrea et le Client, par voie électronique ou autre, ne peuvent être diffusés par le Client, rendus publics ou utilisés de toute manière sans l'autorisation préalable écrite et expresse d'Astrea. Tous les droits relatifs aux réalisations intellectuelles qu’Astrea développe ou utilise dans le cadre de l’exécution de la mission qui lui est confiée, y compris les conseils, méthodes, contrats, projets d’actes de procédure, reviennent à Astrea, dans la mesure où ces droits n’appartiennent pas déjà à des tiers. Sauf accord préalable, exprès et écrit d’Astrea, le Client n’est pas autorisé à diffuser, divulguer ou exploiter de quelque manière que ce soit les réalisations intellectuelles ou leurs reproductions.

15. Traitement des données personnelles - Les données personnelles du Client ou d’éventuels tiers sont traitées par Astrea en tant que responsable de traitement conformément à la politique relative à la vie privée d'Astrea (https://www.astrealaw.be/en/privacy-statement/).

16. Traitement des informations financières et prévention du blanchiment de capitaux - Astrea est soumise à la législation relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces conformément à la loi du 18 septembre 2017 (MB 6 octobre 2017). Conformément à la législation précitée, Astrea est tenue d'identifier ses Clients, ce pourquoi le Client fournira toutes les données d'identité et autres demandées (y compris les données de ses mandataires) à la première demande. Astrea se réserve le droit de mettre fin à la relation avec le Client et/ou aux services sans autre avertissement si les informations demandées ne lui sont pas fournies endéans les deux semaines. Les informations fournies par le Client en vertu du présent article peuvent être transmises par Astrea aux autorités compétentes, y compris les autorités des Ordres des avocats, sans en informer le Client et sans qu'Astrea n'accepte aucune responsabilité à cet égard.

17. Collaboration du Client - Le Client veille à ce que, tout au long de la collaboration avec Astrea en vertu de l’accord, toutes les informations nécessaires pour permettre une exécution optimale des services soient transmises à Astrea en temps voulu, et il veille également à répondre rapidement aux questions d’Astrea. Le Client est responsable de l’exactitude, de l’exhaustivité et de la fiabilité des données, informations et documents fournis par lui ou en son nom à Astrea. Un manque de coopération adéquate et en temps opportun ou la fourniture d’informations inexactes constitue un motif pour Astrea de suspendre ses prestations, ou de mettre fin à l’accord avec le Client. Les projets de textes transmis au Client doivent être examinés sans délai afin qu'Astrea puisse prendre en compte les éventuelles observations et les intégrer en temps voulu. L’absence de réponse (dans les délais) peut être interprétée par Astrea comme un accord tacite du Client.

18. Fin - Le Client tout comme Astrea peuvent, à tout moment, mettre fin à l’accord (qui est de durée indéterminée) avec effet immédiat et sans justification, en en informant l’autre partie par écrit. Si le Client est un consommateur au sens du Code de droit économique, Astrea ne peut mettre fin à l’accord qu’en respectant un préavis de deux semaines (sans préjudice du droit d’Astrea de suspendre ses prestations en cas de défaillance du Client ou de résilier le contrat pour manquement contractuel). Astrea n’est pas responsable des dommages qui pourraient découler de la résiliation de l’accord avec le Client. Sur simple demande, Astrea remettra au Client les pièces du dossier, à l’exception de la correspondance confidentielle qui, pour des raisons déontologiques, ne peut être transmise qu’à un éventuel nouvel avocat. À l’issue de chaque mission, Astrea archive le dossier et le conserve pendant cinq ans, après quoi il sera définitivement détruit. Les documents originaux sont restitués au Client avant l’archivage ou la destruction.

19. Modification - Astrea se réserve le droit de modifier à tout moment les présentes Conditions (y compris les taux d’honoraires mentionnés à l’article 5). En cas de modification, Astrea communiquera le texte modifié au Client et, en l’absence de notification écrite par le Client contestant la modification dans les quatorze jours calendaires suivant cette communication, le Client sera réputé avoir accepté le texte modifié, qui liera le Client à compter de la date de ladite communication.

20. Droit applicable et tribunaux compétents - La relation juridique entre Astrea et le Client est exclusivement régie par le droit belge, y compris les règles déontologiques de l'Ordre des Avocats compétent. Les litiges qui ne peuvent être réglés à l’amiable ou par l'Ordre des avocats compétent (concernant les contestations d’honoraires - voir le règlement des litiges prévu aux articles 54 et suivants du Code du Barreau d’Anvers (en néerlandais : Codex Balie Provincie Antwerpen) seront exclusivement portés devant les tribunaux de l'arrondissement judiciaire d'Anvers, division d'Anvers, à moins que des dispositions légales impératives n'en disposent autrement.